En resumen: si buscas software para gestionar participaciones, encontrarás sobre todo herramientas para grupos corporativos: listas de socios, directores, plazos registrales, reuniones de directorio. Un family office tiene otro problema. Necesita saber qué tiene, a través de qué sociedad, contra qué compromiso, con qué valor en qué fecha, y dónde está el documento del que salió cada una de esas cifras. Eso no es un problema de derecho societario. Es un registro.
Dos cosas con el mismo nombre
La gestión societaria de un grupo corporativo se ocupa de sus propias filiales: quiénes son los directores, cuándo es la junta de socios, qué poderes existen, qué plazos registrales corren. Para eso hay buen software especializado, y si ese es tu problema, lo necesitas.
La gestión de participaciones de un family office se ocupa de inversiones: participaciones como socio comanditario en fondos, unidades en SPVs de coinversión, participaciones directas en empresas, SAFEs, notas convertibles, opciones, secundarios. Las preguntas son económicas. ¿Qué está comprometido, qué se ha llamado, qué ha vuelto, cuánto vale y cómo lo sabemos?
La mayoría de los family offices llevan esto en una planilla, porque las herramientas corporativas no se hacen estas preguntas y las herramientas de portafolio están pensadas para valores cotizados.
Qué va en un registro de participaciones
Para cada posición, sea cual sea el instrumento:
| Campo | Por qué importa |
|---|---|
| Instrumento | Fondo LP, SPV, participación directa, SAFE, nota convertible, opción, secundario. Cada uno se calcula distinto |
| Titular | Qué sociedad de la familia la tiene. Define la contabilidad y los impuestos |
| Contraparte | Fondo y familia de fondos, GP, administrador, empresa en cartera |
| Compromiso y costo | Compromiso en un fondo, precio de compra en una participación directa o un secundario |
| Flujos | Capital calls, distribuciones, intereses, amortizaciones, cada uno con fecha |
| Valoración | Valor, fecha y fuente: NAV del estado, ronda de financiamiento, precio de mercado, estimación propia |
| Documentos | Suscripción, LPA, estados, avisos, contratos, en la posición y no en una carpeta |
Dónde se diferencian los instrumentos
Un registro que anota todo como "una participación con un valor" se construye rápido y falla en el primer caso especial.
Las participaciones en fondos tienen un compromiso que se llama a lo largo de años. El valor es el NAV del último estado de cuenta de capital, que llega con un trimestre de antigüedad. Las distribuciones pueden ser recallable, y entonces vuelven a aumentar el compromiso no desembolsado.
Los SPVs de coinversión parecen un fondo, pero tienen una sola empresa. Para responder "cuánto tenemos en la empresa X", hay que sumarlos a la participación directa en X; de lo contrario, la misma empresa aparece dos veces en el registro, por separado.
Las participaciones directas tienen acciones, un costo y un valor que solo cambia con una ronda de financiamiento, una venta o una estimación propia. Aquí la fuente del valor importa más que el valor mismo.
Los SAFEs y las notas convertibles todavía no tienen acciones. Tienen un monto, un tope de valoración o un descuento, intereses en el caso de una nota, y se convierten en algún momento. Registrados como acciones antes de tiempo, distorsionan cada métrica.
Las opciones tienen un calendario de consolidación. Lo que es ejercible hoy cambia cada mes.
Los secundarios se compran a un precio distinto del NAV. Si usas el NAV como costo, embelleces o castigas tus propios rendimientos.
Dónde falla una planilla
No en la cantidad de filas. En tres cosas:
- Varios titulares. En cuanto las posiciones están en más de una sociedad, cada una necesita sus propios libros y la familia necesita una vista consolidada. Eso es una cuarta planilla que lee de las demás.
- La fuente. Una celda dice 6,75 millones de euros. ¿De qué estado? Sin una referencia al documento, la corrección de un administrador ya no se puede rastrear.
- Varios editores. Un registro en el que escriben dos personas es una base de datos, la haya instalado alguien o no.
Nuestra comparación con Excel dice con honestidad cuándo empieza a importar, y cuándo la planilla sigue siendo la respuesta correcta.
Cómo lo resuelve Zahlenwerk
Gestión de Patrimonio por Zahlenwerk registra cada posición con su tipo de instrumento: fondo LP y SPV con compromiso, capital calls y distribuciones, participación directa, SAFE, nota convertible, opción con calendario de consolidación, secundario. Cada posición tiene un titular, la sociedad de la familia que la tiene, y esa sociedad tiene sus propios libros en el mismo sistema.
El directorio conoce las contrapartes: fondos, familias de fondos, SPVs, empresas en cartera y personas, enriquecidos con sector, etapa y geografía y conectados con las posiciones. Así puedes preguntar cuánto hay en una misma empresa a través de un fondo, un SPV y de forma directa.
Los documentos viven en la posición. Los estados y avisos se convierten en registros, y cada cifra enlaza a la página de donde salió, con su tipo de fuente: estado de cuenta de capital, ronda de financiamiento, precio de mercado o ingreso manual.
Lo que no hace: Zahlenwerk no gestiona los directores, los órganos ni los plazos registrales de tus propias sociedades. Para eso existe el software de gestión societaria, y si ese es tu problema principal, es la mejor opción.