Una semana tecleando, cada trimestre
Abrir los estados uno a uno y copiar NAV, llamado y distribuido a un archivo es el mayor bloque de trabajo recurrente en la mayoría de los back offices, y nada de eso es criterio profesional.
Estados de cuenta
Estados de cuenta de capital, leídos una vez y convertidos en datos
Cada trimestre llega como una carpeta de PDFs en una docena de formatos. Teclearlos es una semana de trabajo que no produce ninguna conclusión. Esto los lee hacia su cartera y conserva la página de la que salió cada cifra.
En uso en un número reducido de family offices y gestores de inversión
Lo que hoy le cuesta el trimestre
Ningún administrador usa el mismo formato
Uno escribe Ending Capital Account Balance, otro valor liquidativo, un tercero lo reparte en dos tablas. Las plantillas se rompen en cuanto un administrador cambia su diseño, y lo hace sin avisar.
Nadie puede probar de dónde sale una cifra
Una vez que una cifra está en la hoja de cálculo, deja de tener historia. En una auditoría, o la primera vez que dos fuentes discrepan, alguien vuelve sobre los PDFs para reconstruir qué se leyó y cuándo.
Lo que obtiene en su lugar
Entran estados, salen registros
Reenvíe un estado o conecte el buzón al que llega. Saldo inicial, aportaciones, distribuciones, comisiones, resultado asignado y NAV final se leen hacia la posición que les corresponde, sea cual sea el formato.
Cada cifra conserva su página
Cada valor extraído enlaza con el documento y la página de la que se leyó. Una cifra en su cartera nunca es una afirmación: es una referencia que puede abrir.
Lo dudoso espera a una persona
La extracción se rige por confianza. Los campos seguros pasan directos; lo que queda por debajo del umbral entra en revisión con la fuente al lado. El sistema prefiere preguntar antes que equivocarse en silencio.
Su unidad conserva una copia
Los documentos pueden replicarse en su propio Google Drive o SharePoint, con la estructura de carpetas que ya usa, de modo que el rastro documental sobrevive con independencia de nosotros.
Dónde están los datos
Alojado en la UE
Los documentos y los datos extraídos permanecen en infraestructura de la UE, bajo un contrato de tratamiento que nombra a cada subencargado. Las instalaciones enterprise pueden correr en su propio entorno.
Los documentos no son datos de entrenamiento
Sus estados se procesan para producir sus registros y nada más. No se usan para entrenar modelos, ni los nuestros ni los de nadie.
Rastro de auditoría completo
Quién leyó qué, cuándo, y qué cambió después. Cada corrección sobre un valor extraído queda junto al original en lugar de sobrescribirlo.
Preguntas sobre la extracción
¿Qué precisión tiene?
La respuesta honesta es que la precisión por sí sola es la medida equivocada, y por eso el proceso se rige por confianza y no está ajustado a una cifra de titular. Los campos seguros pasan solos, el resto espera a una persona. Nunca recibe una cifra equivocada en silencio; a veces recibe un campo que confirmar.
¿Funciona con estados escaneados?
Sí. Los escaneos pasan primero por OCR y después por la misma extracción y el mismo umbral. Una mala calidad de escaneo se traduce en más campos en revisión, no en cifras erróneas.
¿Y los K-1 y otros documentos fiscales?
Los K-1 y documentos similares se leen y se archivan contra la posición, y las cifras que su contador necesita salen con ellos. No sustituyen al asesoramiento fiscal: son las cifras, en un solo sitio, con el papel al lado.
¿Podemos cargar un histórico de golpe?
Sí. Los estados históricos se cargan en bloque para reconstruir el histórico de posiciones hasta el inicio, que es lo que hace que un IRR calculado con sus propios datos valga algo. La mayoría de las firmas empieza por ahí.
¿Y si un administrador corrige un trimestre anterior?
La corrección se registra como un documento nuevo del mismo periodo en vez de sobrescribir las cifras antiguas. Ambas versiones siguen visibles, que es la única forma de explicar medio año después por qué una cifra se movió.
Recupere el trimestre
Envíenos un estado anonimizado de su administrador menos cooperativo. Le diremos con claridad qué sale de él.