Kurz gesagt: Wer nach Software für Beteiligungsverwaltung sucht, findet fast nur Werkzeuge für Konzerne: Gesellschafterlisten, Organe, Handelsregisterfristen, Gremiensitzungen. Ein Family Office hat ein anderes Problem. Es muss wissen, was es hält, über welche Gesellschaft, mit welcher Zusage, zu welchem Wert an welchem Stichtag, und wo das Dokument liegt, aus dem jede dieser Zahlen stammt. Das ist kein Gesellschaftsrechts-Problem, sondern ein Register.
Zwei Dinge, die gleich heißen
Beteiligungsmanagement im Konzern verwaltet die eigenen Tochtergesellschaften: wer Geschäftsführer ist, wann die Gesellschafterversammlung stattfindet, welche Vollmachten bestehen, welche Fristen im Handelsregister laufen. Dafür gibt es gute, spezialisierte Software, und wenn das Ihr Problem ist, brauchen Sie die.
Beteiligungsverwaltung im Family Office verwaltet Investments: Kommanditanteile an Fonds, Anteile an Co-Investment-SPVs, direkte Beteiligungen an Unternehmen, SAFEs, Wandeldarlehen, Optionen, Secondaries. Die Fragen sind wirtschaftliche: Was ist zugesagt, was ist abgerufen, was ist zurückgeflossen, was ist es wert, und woher wissen wir das?
Die meisten Family Offices führen das in einer Tabelle, weil die Konzernwerkzeuge diese Fragen nicht stellen und die Portfolio-Werkzeuge für börsennotierte Depots gebaut sind.
Was in ein Beteiligungsregister gehört
Für jede Position, gleich welches Instrument:
| Feld | Warum es zählt |
|---|---|
| Instrument | Fonds-LP, SPV, Direktbeteiligung, SAFE, Wandeldarlehen, Option, Secondary. Jedes rechnet anders |
| Halter | Welche Gesellschaft der Familie die Position hält. Entscheidet über Bücher und Steuern |
| Gegenüber | Fonds und Fondsfamilie, GP, Administrator, Portfoliounternehmen |
| Zusage und Einstand | Commitment bei Fonds, Kaufpreis bei Direktbeteiligung und Secondary |
| Cashflows | Abrufe, Ausschüttungen, Zinsen, Rückzahlungen, jeweils mit Datum |
| Bewertung | Wert, Stichtag und Quelle: NAV aus dem Auszug, Finanzierungsrunde, Börsenkurs, eigene Schätzung |
| Dokumente | Zeichnungsschein, LPA, Auszüge, Mitteilungen, Verträge, an der Position statt in einem Ordner |
Wo die Instrumente sich unterscheiden
Ein Register, das alles als „Beteiligung mit Wert“ führt, ist schnell gebaut und beim ersten Sonderfall falsch.
Fondsbeteiligungen haben eine Zusage, die über Jahre abgerufen wird. Der Wert ist der NAV aus dem letzten Kapitalkontoauszug, und der ist ein Quartal alt, wenn er ankommt. Ausschüttungen können recallable sein und erhöhen dann die offene Zusage wieder.
SPVs für Co-Investments sehen aus wie ein Fonds, halten aber ein einziges Unternehmen. Für die Frage „wie viel stecken wir in Unternehmen X“ müssen sie mit der Direktbeteiligung an X zusammengezählt werden, sonst steht dieselbe Firma zweimal getrennt im Register.
Direktbeteiligungen haben Anteile, einen Einstandspreis und einen Wert, der sich nur bei einer Finanzierungsrunde, einem Verkauf oder einer eigenen Schätzung ändert. Die Quelle des Werts ist hier wichtiger als der Wert selbst.
SAFEs und Wandeldarlehen haben noch keine Anteile. Sie haben einen Betrag, eine Bewertungsobergrenze oder einen Abschlag, beim Wandeldarlehen auch Zinsen, und sie wandeln irgendwann. Bis dahin falsch als Anteile geführt, verzerren sie jede Kennzahl.
Optionen haben einen Vesting-Plan. Was davon heute ausübbar ist, ändert sich jeden Monat.
Secondaries werden zu einem Preis gekauft, der vom NAV abweicht. Wer den NAV als Einstand nimmt, rechnet sich die Rendite schön oder schlecht.
Woran eine Tabelle scheitert
Nicht an der Anzahl der Zeilen. An drei Dingen:
- Mehrere Halter. Sobald Positionen über mehr als eine Gesellschaft gehalten werden, braucht jede eigene Bücher und die Familie eine Gesamtsicht. Das ist eine vierte Tabelle, die aus den anderen liest.
- Die Quelle. Eine Zelle sagt 6,75 Mio. €. Aus welchem Auszug? Ohne Verweis auf das Dokument lässt sich das bei einer Korrektur durch den Administrator nicht mehr nachvollziehen.
- Mehrere Bearbeiter. Ein Register, in das zwei Personen schreiben, ist eine Datenbank, ob man eine installiert hat oder nicht.
Unser Vergleich mit Excel sagt ehrlich, ab wann das zählt, und wann die Tabelle die richtige Antwort bleibt.
Wie Zahlenwerk das abbildet
Wealth Management by Zahlenwerk führt jede Position mit ihrem Instrumenttyp: Fonds-LP und SPV mit Zusage, Abrufen und Ausschüttungen, Direktbeteiligung, SAFE, Wandeldarlehen, Option mit Vesting-Plan, Secondary. Jede Position hat einen Halter, also die Gesellschaft der Familie, die sie hält, und diese Gesellschaft hat ihre eigenen Bücher im selben System.
Das Verzeichnis kennt die Gegenüber: Fonds, Fondsfamilien, SPVs, Portfoliounternehmen und Personen, angereichert mit Branche, Phase und Region und verbunden mit den Positionen. So lässt sich fragen, wie viel über Fonds, SPV und direkt in demselben Unternehmen steckt.
Dokumente hängen an der Position. Auszüge und Mitteilungen werden zu Datensätzen, und jede Zahl verlinkt auf die Seite, aus der sie stammt, mit ihrer Quellenart: Kapitalkontoauszug, Finanzierungsrunde, Börsenkurs oder manueller Eintrag.
Was es nicht tut: Organe, Gremien und Handelsregisterfristen Ihrer eigenen Gesellschaften verwaltet Zahlenwerk nicht. Dafür ist Konzern-Beteiligungsmanagement gebaut, und wenn das Ihr Hauptproblem ist, ist es die bessere Wahl.