Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 15. September 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Zahlenwerk Studio GbR („Zahlenwerk“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dieser Website (zahlenwerk.studio) und mit unserer Anwendung Wealth Management by Zahlenwerk (app.zahlenwerk.studio) verarbeitet. Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und verarbeiten sie ausschließlich nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1. Verantwortlicher

Zahlenwerk Studio GbR Laura Nogales De La Cruz & Lukas Beier Seelingstraße 5, 14059 Berlin, Deutschland E-Mail: hello@zahlenwerk.studio

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Server-Logdaten. Wenn Sie die Website besuchen, erhebt unser Hosting-Anbieter automatisch technische Daten wie Ihre IP-Adresse, den Browsertyp, die verweisende Seite sowie Datum und Uhrzeit der Anfrage. Dies ist erforderlich, um die Seite sicher und zuverlässig auszuliefern.
• Kontaktdaten. Wenn Sie uns schreiben (z. B. über hello@zahlenwerk.studio), verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Informationen wie Name, E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten.
• Warteliste und Zugangsanfragen. Wenn Sie Zugang zur Anwendung anfragen, verarbeiten wir den von Ihnen angegebenen Namen, die E-Mail-Adresse, das Unternehmen und Ihre Nachricht sowie den Kampagnenparameter, über den Sie zum Formular gelangt sind, um die Anfrage zu prüfen und zu beantworten. Die Anfrage wird zusätzlich in unserem CRM erfasst, das in Abschnitt 6 beschrieben ist.
• Cookies und Analyse. Diese Seite verwendet essenzielle Cookies, die für den Grundbetrieb erforderlich sind. Zusätzlich setzen wir – ausschließlich mit Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner – Analyse-Cookies von Google Analytics ein (siehe Abschnitt 5). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

3. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) für den sicheren Betrieb und die Wartung der Website, einschließlich Server-Logs.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertraglich / vertraglich) für die Bearbeitung von Anfragen und die Projektkommunikation.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für optionale Analyse- oder nicht notwendige Cookies.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), soweit wir zur Aufbewahrung bestimmter Unterlagen verpflichtet sind.

4. Hosting und Auftragsverarbeiter

Unsere Website wird von einem Dienstleister gehostet, der die oben genannten Server-Logdaten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. Befindet sich ein Auftragsverarbeiter außerhalb der EU/des EWR, werden Übermittlungen durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder einen gleichwertigen Angemessenheitsmechanismus abgesichert. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbe-Profiling.

5. Google Analytics

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Google Analytics verwendet Cookies, um die Nutzung der Website statistisch auszuwerten (z. B. aufgerufene Seiten, ungefähre Herkunft, Gerätetyp und verweisende Quelle), damit wir unser Angebot verbessern können. Die IP-Adresse wird dabei gekürzt bzw. anonymisiert (IP-Masking). Diese Cookies und die zugehörigen Skripte werden erst geladen und gesetzt, nachdem Sie im Cookie-Banner eingewilligt haben – ohne Ihre Einwilligung wird Google Analytics nicht ausgeführt.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß oder über das Browser-Add-on von Google (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout). Im Rahmen der Verarbeitung können Daten an die Google LLC in die USA übertragen werden; Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, und ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Wir nutzen Google Analytics ausschließlich zu Statistikzwecken und nicht für Werbe-Profiling. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy.

6. Geschäftliche Kontaktdaten für die Ansprache

Wir führen eine kleine Liste von Unternehmen und Personen, bei denen wir ein berufliches Interesse an unserer Software vermuten, um wenige davon überlegt anzusprechen, statt ungezielt zu werben.

Welche Daten. Ausschließlich Angaben aus dem geschäftlichen Kontext: das Unternehmen, der Name der Person, ihre berufliche Rolle, ein Link zum öffentlichen beruflichen Profil, die Arbeitssprache sowie unsere eigenen Notizen zu Kontakten zwischen uns. Wir erheben keine privaten Kontaktdaten, kaufen keine Daten von Anbietern und reichern diese Datensätze nicht aus anderen Quellen an.

Herkunft der Daten. Öffentlich zugängliche Branchenverzeichnisse, berufliche Netzwerke wie LinkedIn und veröffentlichte Berichterstattung. Wir dokumentieren zu jedem einzelnen Datensatz die konkrete Quelle. Art. 14 DSGVO verpflichtet uns, Ihnen die Herkunft mitzuteilen, wenn wir die Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben haben. Genau das leistet dieser Abschnitt. Die zu Ihrem Eintrag hinterlegte Quelle nennen wir Ihnen auf Anfrage.

Zweck und Rechtsgrundlage. Unser berechtigtes Interesse an der Identifikation und Ansprache potenzieller Geschäftskunden, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Markt für dieses Produkt umfasst einige hundert Häuser; die Alternative zu einer überlegten Liste ist ungezielte Werbung, die niemandem dient. Die dazu erforderliche Interessenabwägung haben wir vorgenommen und dokumentiert und legen sie auf Anfrage offen.

Art der Ansprache. Über das berufliche Netzwerk, in dem die Angaben veröffentlicht wurden, und nicht auf anderem Weg. Wir versenden keine unaufgeforderte Werbung per E-Mail.

Zugriff und Speicherort. Nur die beiden Gesellschafter. Die Liste liegt in Odoo, betrieben von Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière (Ramillies), Belgien, als Auftragsverarbeiter für uns auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags, der Bestandteil ihrer Kundenbedingungen ist. Odoo S.A. hat seinen Sitz in der Europäischen Union. Im selben CRM liegen außerdem die Anfragen von der Warteliste sowie – sobald ein Unternehmen Kunde wird – die geschäftlichen Kontaktdaten seines Kontos: der Name des Unternehmens und die Namen und E-Mail-Adressen der zugehörigen Personen, automatisch aus der Anwendung gespiegelt, damit wir die Kundenbeziehung betreuen können. Inhalte aus dem Portfolio eines Kunden werden nicht übertragen – keine Dokumente, Positionen, Zahlen oder Buchhaltungsdaten. Für keinen dieser Datensätze findet eine Weitergabe, ein Verkauf, eine Veröffentlichung oder eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung statt.

Speicherdauer. Bis der Datensatz für uns nicht mehr relevant ist oder Sie widersprechen. Im Fall eines Widerspruchs löschen wir den Datensatz, statt ihn als inaktiv zu markieren, und legen ihn nicht erneut an.

Ihr Widerspruchsrecht. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit und ohne Angabe von Gründen nach Art. 21 DSGVO widersprechen, formlos an hello@zahlenwerk.studio. Ihnen entstehen dadurch weder Kosten noch Nachteile.

7. Wealth Management by Zahlenwerk (die Anwendung)

Dieser Abschnitt betrifft app.zahlenwerk.studio, unsere Finanzsoftware, die sich derzeit in einer Closed Beta befindet. Wenn Sie dort ein Konto haben, gilt die folgende Verarbeitung zusätzlich zu der oben beschriebenen Verarbeitung auf der Website.

• Kontodaten. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, ein Profilbild, sofern Sie eines hochladen, sowie das Team oder die Teams, denen Sie angehören. Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über Google, Microsoft oder einen per E-Mail zugesandten Link, wir speichern also kein Passwort.
• Von Ihnen hochgeladene oder weitergeleitete Inhalte. Kapitalkontoauszüge, Call- und Distributionsmitteilungen, Steuerunterlagen, Verträge, Banktransaktionen, Belege und sonstige Dokumente, die Sie hinzufügen, samt der daraus extrahierten strukturierten Datensätze.
• Portfoliodaten. Positionen, Commitments, Zahlungsströme, Bewertungen, Fonds, Entitäten und Unternehmen, die Sie erfassen oder die wir aus Ihren Dokumenten ableiten.
• Verzeichnis- und Buchhaltungsdaten. Entitäten, verbundene Organisationen sowie die Buchhaltung, die Sie je Rechtseinheit führen.
• Assistenz-Konversationen. Fragen an den Assistenten und die zurückgegebenen Antworten samt einer Aufzeichnung vorgeschlagener Aktionen.
• Nutzungs- und technische Daten. Protokolldaten aus dem Betrieb des Dienstes sowie Fehlerausgaben der Anwendung.
• Abrechnungsdaten. Der Lizenzstatus Ihres Teams und die zugehörigen Vertragsangaben. Die Bezahlung erfolgt per Rechnung außerhalb der Anwendung; Karten- oder Bankdaten werden dort weder eingegeben noch gespeichert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Konto- und Inhaltsdaten ist die Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb des Dienstes nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Verbinden Sie eine optionale Integration, beruht diese Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Enthalten die von Ihnen hochgeladenen Dokumente personenbezogene Daten Dritter, etwa von Mitinvestoren, Geschäftsführern oder Beratern, verarbeiten wir diese als Auftragsverarbeiter nach Ihren Weisungen. Dafür gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO unter zahlenwerk.studio/avv, dem Sie in der Anwendung zustimmen.

8. Wo Anwendungsdaten gespeichert werden

Datenbank, Authentifizierungsdienst und Dokumentenspeicher der Anwendung laufen in der Supabase-Region West EU in Irland. Modellaufrufe und die PDF-Vorverarbeitung sind auf EU-Regionen festgelegt und brechen ab, statt auf eine Region außerhalb der EU auszuweichen. Einzelne der unten genannten Auftragsverarbeiter sitzen außerhalb der EU oder des EWR; diese Übermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln oder einen gleichwertigen Angemessenheitsmechanismus abgesichert.

9. Auftragsverarbeiter der Anwendung

Für den Betrieb der Anwendung setzen wir die folgenden Auftragsverarbeiter ein. Sie handeln auf unsere Weisung und auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Wir aktualisieren diese Liste, wenn sich das Produkt ändert.

• Supabase (Datenbank, Authentifizierung und Dokumentenspeicher, betrieben in der Region West EU in Irland)
• Vercel (Hosting der Anwendung sowie, nur mit Ihrer Einwilligung, Web Analytics und Speed Insights)
• Google Cloud Vertex AI (Modellaufrufe für Dokumentenextraktion und den Assistenten, auf EU-Regionen festgelegt)
• Modal (Umwandlung hochgeladener PDFs in Text, auf eine EU-Region festgelegt)
• Postmark (Transaktions-E-Mail, einschließlich Anmeldelinks, Einladungen und Berichten, die Sie an Ihre Drop-Adresse weiterleiten)
• sevDesk (unsere Rechnungsstellung und Buchhaltung: die Rechnungsdaten Ihres Unternehmens und die von uns gestellten Rechnungen)
• Microsoft Azure Key Vault (Schlüsselverwahrung für gespeicherte Zugangsdaten Dritter)
• Slack und Microsoft Teams (Benachrichtigungen, nur sofern Ihr Team sie verbindet)
• Google Drive und SharePoint (Dokumentenspiegelung, nur sofern Ihr Team sie verbindet)
• Anthropic, OpenAI und die Google Gemini API (nur sofern Ihr Team einen eigenen API-Schlüssel hinterlegt; die Verarbeitung kann auch außerhalb der EU erfolgen)
• Odoo (unser CRM: Der Name Ihres Unternehmens sowie die Namen und E-Mail-Adressen seiner Mitglieder werden aus der Anwendung gespiegelt, damit wir die Kundenbeziehung betreuen können; Dokumente, Portfoliodaten und Buchhaltungsdaten werden nicht übertragen – siehe Abschnitt 6)

Kartendienste, die die Anwendung zur Darstellung von Standorten nutzt, nämlich OpenFreeMap der Hyperknot Software Kft. (Ungarn) für Kartenkacheln und die Mapillary-Schnittstelle der Meta Platforms Ireland Limited (Irland) für Straßenansichten, erhalten nur die für den Abruf nötigen Angaben, etwa die IP-Adresse Ihres Browsers oder die Koordinaten eines Standorts. Sie handeln nach ihren eigenen Bedingungen als eigenständige Empfänger. Vertragspartner, Sitz, Verarbeitungsort und Übermittlungsgrundlage jedes Auftragsverarbeiters nennt unser Auftragsverarbeitungsvertrag unter zahlenwerk.studio/avv.

10. Automatisierte Verarbeitung und KI

Wir setzen KI-Modelle ein, um Ihre hochgeladenen Dokumente zu lesen und Fragen im Assistenten zu beantworten. Bevor ein Dokument oder eine Frage an ein Modell geht, werden Namen von Personen und Entitäten durch Platzhalter ersetzt; die Tabelle zur Rückübersetzung verbleibt auf unseren Systemen. Beträge, Daten, Fonds- und Portfoliounternehmensnamen werden nicht ersetzt, und das Original-PDF wird zur Textumwandlung an unseren Vorverarbeitungsdienst übermittelt.

Diese Modelle erzeugen Vorschläge, keine Entscheidungen. Extraktionen, bei denen das Modell unsicher ist, warten auf eine menschliche Prüfung, statt in Ihr Portfolio geschrieben zu werden, und jede vom Assistenten vorgeschlagene Änderung muss ein Mensch bestätigen. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Neben der DSGVO gilt für diese Verarbeitung die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689). Wir sind Anbieter des von Ihnen genutzten KI-Systems und Betreiber des zugrunde liegenden Modells. Das System ist nicht hochriskant im Sinne von Art. 6 und Anhang III: Es bewertet weder die Kreditwürdigkeit natürlicher Personen noch unterstützt es Beschäftigungsentscheidungen. Die Transparenzpflichten aus Art. 50 gelten hingegen. Der Assistent weist sich als KI aus, und Berichte, deren Fließtext ein Modell verfasst hat, sind sowohl in den Dokument-Metadaten als auch im Kleingedruckten als künstlich erzeugt gekennzeichnet. Stellt Ihr Team einen eigenen Anbieterschlüssel bereit, ist dieser Anbieter Ihre Auftragsverarbeiter-Entscheidung und Ihr Team dessen Betreiber. Unsere vollständige Einordnung finden Sie unter zahlenwerk.studio/ai.

11. Zugriff, Export und Löschung in der Anwendung

Sie können Ihre Datensätze in der Anwendung jederzeit einsehen und berichtigen und Ihr Konto in den Einstellungen selbst löschen, ohne uns zu kontaktieren. Mit der Löschung des Kontos werden die ihm gehörenden Datensätze entfernt. Benötigen Sie eine Kopie Ihrer Daten oder die Löschung einzelner Dokumente, schreiben Sie an hello@zahlenwerk.studio, wir setzen das um.

12. Elektronische Vertragsunterzeichnung in der Anwendung

Verträge mit unseren Kunden, etwa Rahmenvertrag, Leistungsschein, Auftragsverarbeitungsvertrag oder Geheimhaltungsvereinbarung, können in der Anwendung elektronisch unterzeichnet werden. Dieser Abschnitt betrifft alle Personen, die zu einer solchen Unterzeichnung eingeladen werden: die Vertreterinnen und Vertreter unserer Kunden, auch wenn sie selbst kein Konto in der Anwendung haben, und die Gesellschafter von Zahlenwerk.

Welche Daten. Name, Funktion und die E-Mail-Adresse, an die der Link zur Unterzeichnung geht; bei jedem Schritt die IP-Adresse und Angaben zu Browser und Gerät (User-Agent); der eingegebene Name, die gezeichnete Unterschrift, sofern Sie zeichnen, und der angegebene Ort; die Zeitpunkte von Einladung, Bestätigung der E-Mail-Adresse, Öffnen des Dokuments, Zustimmung und Unterzeichnung oder Ablehnung; der digitale Fingerabdruck (SHA-256) des Dokuments. Links und Einmalcodes speichern wir nur als Hash. Unterzeichnet jemand mit Vollmacht, legen wir die Vollmacht ab. Das unterzeichnete Dokument erhält eine Seite mit Prüfprotokoll, auf der für jede unterzeichnende Person Name, Funktion, gekürzte E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Browser, Ort und die Zeitpunkte stehen.

Zweck und Rechtsgrundlage. Wir verarbeiten diese Daten, um den Vertrag abzuschließen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), um ihn nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten aufzubewahren (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO) und um belegen zu können, wer welches Dokument wann unterzeichnet hat, und Missbrauch zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Nachweis des Vertragsschlusses).

Speicherdauer. Die Nachweise bewahren wir 10 Jahre nach Ende des Vertrags auf. Danach löschen wir IP-Adressen, Browserangaben, die vollständige E-Mail-Adresse, die gezeichnete Unterschrift, den Ort und die Vollmacht aus der Anwendung. Erhalten bleiben der Vorgang selbst mit seinen Zeitpunkten, die Namen und die Fingerabdrücke der Dokumente. Das unterzeichnete Dokument mit seinem Prüfprotokoll ist Teil des Vertrags und bleibt beim Vertrag. Kommt kein Vertrag zustande, weil die Unterzeichnung abgelehnt, zurückgezogen oder nicht rechtzeitig abgeschlossen wird, löschen wir die Nachweise 12 Monate nach Ende des Vorgangs.

Empfänger. Die Daten liegen bei Supabase, die Anwendung läuft bei Vercel, und die E-Mails mit Link, Code und unterzeichnetem Dokument versendet Postmark, jeweils als die in Abschnitt 9 genannten Auftragsverarbeiter. Das unterzeichnete Dokument mit Prüfprotokoll erhalten alle, die unterzeichnet haben.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Server-Logs werden nach kurzer Zeit gelöscht oder anonymisiert; Anfragekorrespondenz wird so lange aufbewahrt, wie es zur Bearbeitung Ihres Anliegens und einer sich daraus ergebenden Zusammenarbeit nötig ist. Die in Google Analytics erhobenen Nutzungsdaten werden nach der von uns eingestellten Aufbewahrungsdauer automatisch gelöscht.

14. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter hello@zahlenwerk.studio.

15. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, um Änderungen unserer Website oder der rechtlichen Anforderungen abzubilden. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite verfügbar.