Kurz gesagt: Eine vermögensverwaltende GmbH ist Kaufmann kraft Rechtsform. Sie muss doppelt buchführen, einen Jahresabschluss nach HGB aufstellen und ihn offenlegen, auch wenn sie im Jahr nur dreißig Buchungen hat. Die Arbeit liegt selten im Kontenrahmen. Sie liegt darin, dass das Vermögen der Gesellschaft in Fondsbeteiligungen, Direktbeteiligungen und Darlehen steckt, deren Zahlen als PDF von einem Dutzend Absendern kommen, und dass jemand sie richtig in die Bücher bringen muss.
Dieser Text beschreibt die Pflichten, die Buchungen, die in der Praxis Ärger machen, und was eine Software dafür leisten sollte. Er ersetzt keine Steuerberatung. Die steuerlichen Abschnitte sind bewusst knapp, weil die Einzelheiten von Ihrer Struktur abhängen.
Was Pflicht ist
Buchführung. Eine GmbH ist Handelsgesellschaft und damit nach § 238 HGB zur Buchführung verpflichtet, nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und in doppelter Form. Eine Einnahmenüberschussrechnung gibt es für sie nicht, gleich wie klein sie ist.
Jahresabschluss. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und, als Kapitalgesellschaft, ein Anhang. Kleinst- und kleine Kapitalgesellschaften (§§ 267, 267a HGB) haben Erleichterungen. Das gilt auch für die Offenlegung: Eine Kleinstkapitalgesellschaft kann ihre Bilanz hinterlegen, statt sie zu veröffentlichen.
Steuern und Form. Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung, gegebenenfalls Umsatzsteuer, und die Bilanz elektronisch als E-Bilanz an das Finanzamt.
Aufbewahrung. Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre. Die GoBD verlangen, dass Belege und Buchungen nachvollziehbar und unveränderbar abgelegt sind, und das ist der Punkt, an dem ein Ordner voller PDFs mit Namenskonvention an seine Grenze kommt.
Wo es in der Praxis schwierig wird
Eine vermögensverwaltende GmbH hat wenige Buchungen, aber die wenigen sind die schwierigen.
Fondsbeteiligungen. Eine Beteiligung an einem Private-Equity- oder Venture-Fonds ist meist ein Kommanditanteil. Jeder Kapitalabruf erhöht die Anschaffungskosten der Beteiligung. Jede Ausschüttung muss aufgeteilt werden: Ein Teil ist Rückzahlung von Kapital und mindert den Buchwert, ein Teil ist Ertrag. Wie die Aufteilung aussieht, steht in der Ausschüttungsmitteilung, manchmal erst im nächsten Quartalsbericht, und manchmal ist ein Teil davon recallable und kann wieder abgerufen werden.
Der steuerliche Ergebnisanteil kommt spät. Steuerlich wird Ihnen der Anteil am Ergebnis einer Fonds-KG über deren gesonderte und einheitliche Feststellung zugerechnet. Die kommt oft lange nach Ihrem eigenen Jahresabschluss. Ihr Steuerberater muss dann eine Zahl einarbeiten, die in keinem der Auszüge stand, die Sie im Laufe des Jahres bekommen haben.
Bewertung. Finanzanlagen stehen in der Bilanz zu Anschaffungskosten. Bei einer voraussichtlich dauernden Wertminderung muss abgeschrieben werden, bei einer vorübergehenden darf es. Der NAV im Kapitalkontoauszug ist also nicht der Buchwert, aber er ist das wichtigste Indiz dafür, ob eine Abschreibung zu prüfen ist. Wer ihn nicht pro Fonds und Stichtag sauber festhält, rät beim Abschluss.
Darlehen. Gesellschafterdarlehen an die GmbH, Darlehen der GmbH an Portfoliounternehmen oder Schwestergesellschaften. Die Zinsen müssen periodengerecht abgegrenzt werden, und Darlehensverträge mit variablen Zinsen oder Stundungen machen daraus Handarbeit.
Mehrere Gesellschaften. Viele Familien halten über mehr als eine GmbH, dazu eine Stiftung oder eine Familien-KG. Jede hat eigene Bücher. Die Frage, was die Familie insgesamt hält, beantwortet keine davon.
| Vorgang | Was in den Büchern passiert |
|---|---|
| Kapitalabruf | Erhöht die Anschaffungskosten der Fondsbeteiligung |
| Ausschüttung | Aufgeteilt in Kapitalrückzahlung (mindert den Buchwert) und Ertrag; recallable Anteile gesondert festhalten |
| Quartalsbericht mit NAV | Kein Buchwert, aber das Indiz für eine mögliche Abschreibung |
| Feststellungsbescheid der Fonds-KG | Steuerlicher Ergebnisanteil, oft erst nach dem eigenen Abschluss |
| Darlehen | Zinsen periodengerecht abgrenzen, Tilgungen und Stundungen nachhalten |
Steuern in Kürze
Bewusst knapp und ohne Anspruch auf Vollständigkeit:
- Körperschaftsteuer 15 % zuzüglich Solidaritätszuschlag, dazu Gewerbesteuer nach dem Hebesatz Ihrer Gemeinde.
- Gewinne aus dem Verkauf von Anteilen an Kapitalgesellschaften sind nach § 8b KStG im Ergebnis zu 95 % steuerfrei. Das ist der Hauptgrund, warum Beteiligungen überhaupt in einer GmbH gehalten werden.
- Dividenden sind nur dann entsprechend begünstigt, wenn die Beteiligung zu Beginn des Kalenderjahres mindestens 10 % beträgt. Für die Gewerbesteuer liegt die Grenze bei 15 %.
- Die erweiterte Kürzung der Gewerbesteuer (§ 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG) ist für Gesellschaften gedacht, die eigenen Grundbesitz verwalten; eigenes Kapitalvermögen ist nur daneben unschädlich. Schon eine Beteiligung an einer gewerblichen Fonds-KG kann sie kosten. Für eine GmbH, die vor allem Fonds und Beteiligungen hält, ist sie meist kein Thema, auch wenn sie in fast jedem Artikel zur vermögensverwaltenden GmbH vorkommt.
Was eine Software dafür leisten sollte
Die meisten Buchhaltungsprogramme sind für Unternehmen mit Umsatz gebaut: Rechnungen, Kunden, Umsatzsteuer. Die meisten Portfolio-Programme kennen keine Bücher. Die vermögensverwaltende GmbH sitzt genau dazwischen, und deshalb führen viele ihre Positionen in einer Tabelle und ihre Bücher beim Steuerberater, und gleichen beides einmal im Jahr ab.
Was sie eigentlich braucht:
- Positionen und Bücher je Gesellschaft im selben System, damit ein Kapitalabruf nicht zweimal erfasst wird, einmal in der Tabelle und einmal in der Buchhaltung.
- Jede Zahl mit ihrem Beleg. Bei einer Betriebsprüfung oder einer korrigierten Ausschüttung zählt, aus welchem Dokument eine Zahl stammt, nicht, wer sie eingetippt hat.
- Auszüge, die von selbst zu Daten werden, mit einer Prüfung für alles, wo die Software unsicher ist, statt stiller Fehler.
- Eine saubere Übergabe an den Steuerberater, statt eines Ordners, den er erst sortieren muss.
Was Zahlenwerk davon abdeckt, und was nicht
Wealth Management by Zahlenwerk führt je Gesellschaft einen Satz Bücher: Kontenplan, Banktransaktionen und Kontierung, Journal, Summen- und Saldenliste, Gewinn- und Verlustrechnung, Hauptbuch, Darlehen mit Zinsen. Im selben System liegen die Positionen der Gesellschaft, also Fondsbeteiligungen, SPVs, Direktbeteiligungen und Darlehen, mit ihren Kapitalabrufen und Ausschüttungen. Kapitalkontoauszüge und Mitteilungen werden zu Datensätzen, und jede Zahl verlinkt auf die Seite des Dokuments, aus der sie gelesen wurde.
Für den Steuerberater gibt es ein Paket: die Berichte als Excel-Arbeitsmappe und alle zugehörigen Belege, gebündelt als ZIP. Einzelne Belege lassen sich direkt an die DATEV-Upload-Adresse der jeweiligen Gesellschaft schicken.
Was es nicht tut: Den Jahresabschluss nach HGB, die E-Bilanz und die Steuererklärungen erstellt weiterhin Ihr Steuerberater. Zahlenwerk ersetzt kein Kanzleisystem, und das ist Absicht. Es sorgt dafür, dass das, was beim Steuerberater ankommt, vollständig ist und sich bis zum Beleg zurückverfolgen lässt.
Wenn Sie wissen wollen, wie sich das gegen eine Tabelle schlägt, steht der ehrliche Vergleich unter Zahlenwerk vs. Excel.