Private-Equity-Portfolio in Excel führen, und wann es kippt
Eine Tabelle ist länger die richtige Antwort, als Anbieter zugeben. Eine Struktur, die trägt, die fünf Dinge, die sie brechen, und die ehrliche Schwelle zum Wechsel.
Die meisten Private-Markets-Portfolios werden in einer Tabelle geführt, und der größte Teil der Softwarebranche behandelt das als zu behebenden Missstand. Meistens ist es keiner. Eine gut gebaute Datei ist günstig, transparent und tut genau das, was ihr Besitzer verlangt. Wer zu früh ersetzt, landet bei einer Plattform, die er als schlechtere Tabelle benutzt.
Also: wie man eine baut, die trägt, und woran man erkennt, dass sie es nicht mehr tut.
Eine Struktur, die hält
Der mit Abstand häufigste Fehler ist eine Zeile je Fonds, mit Spalten für abgerufen, ausgeschüttet und NAV, die jedes Quartal überschrieben werden. Das ist kompakt, gut lesbar, und es vernichtet Ihre Historie. Damit vernichtet es jeden IRR, den Sie daraus rechnen.
Bauen Sie stattdessen drei Blätter.
Positionen. Eine Zeile je Fonds oder Vehikel, nur mit dem, was sich nicht ändert: Fondsname, Manager, Vintage-Jahr, Zusage, Währung, haltende Einheit und eine stabile Positions-ID.
Cashflows. Eine Zeile je Bewegung, für immer. Positions-ID, Datum, Art (Abruf, Ausschüttung, Gebühr), Betrag und ob eine Ausschüttung recallable ist. Dieses Blatt wächst nur. Es ist das Blatt, auf das es ankommt, und das, welches den meisten Dateien fehlt.
Bewertungen. Eine Zeile je Position und Stichtag, mit dem NAV aus dem Auszug und dem Datum, auf das er sich bezieht. Ebenfalls nur anfügen.
Alles andere (abgerufen, offen, DPI, TVPI, IRR) wird daraus mit SUMMEWENNS und XINTZINSFUSS berechnet. Nichts wird zweimal getippt, nichts überschrieben, und eine falsche Zahl wird an der Zeile korrigiert, aus der sie stammt, statt an sechs Stellen.
Zwei Konventionen gehören schriftlich in ein viertes Blatt, denn an ihnen sterben die Abstimmungen: ob Gebühren außerhalb der Zusage zum eingezahlten Kapital zählen, und wie recallable Ausschüttungen dem offenen Commitment wieder zugeschlagen werden.
Die fünf Dinge, die sie brechen
Mehrere Einheiten. Eine Spalte „Einheit" sieht nach der Lösung aus. Sie ist keine, denn Einheiten brauchen unterschiedliche Berichtswährungen, unterschiedliche Bücher und unterschiedliche Personen, die sie sehen dürfen. Eine Datei hat genau eine Zugriffsstufe: wer sie hat.
Währungen. Sobald Sie in mehr als einer halten, brauchen Sie einen Kurs je Cashflow-Datum und einen je Bewertungsstichtag, und eine Entscheidung, welchen Kurs eine konsolidierte Summe verwendet. Hier werden Tabellensummen still falsch, statt laut zu brechen.
Der Belegweg. In der Datei steht ein NAV von 4,2 Mio. €. Welcher Auszug sagt das? Bei der Prüfung, oder sobald zwei Quellen sich widersprechen, heißt die Antwort: jemand öffnet PDFs. Nichts in der Datei verbindet eine Zahl mit ihrem Beleg.
Gleichzeitiges Bearbeiten. Sobald zwei Personen sie pflegen, haben Sie ein Merge-Problem ohne Merge-Werkzeug. Die meisten Dateien lösen das dadurch, dass genau eine Person sie versteht. Was ein anderes und größeres Risiko ist.
Menge. Bei etwa dreißig bis vierzig Positionen passt die quartalsweise Erfassung nicht mehr in die Lücken einer Arbeitswoche. Nicht die Datei versagt. Das Aktualisieren versagt.
Die ehrliche Schwelle
Es ist keine Zahl von Positionen. Es sind drei Fragen:
Können Sie jede Zahl in unter einer Minute bis zum Dokument zurückverfolgen? Wenn nein, haben Sie keinen Nachweis, sondern eine Zahl, die derzeit alle glauben.
Muss mehr als eine Person hineinschreiben? Eine pflegende Person ist eine Tabelle. Zwei sind eine Datenbank, ob Sie eine installiert haben oder nicht.
Verdrängt die Quartalspflege Arbeit, die nur Sie machen können? Eine Woche Erfassung je Quartal ist rund ein Monat im Jahr. Das ist der tatsächliche Preis der Datei, und er wird in der Zeit desjenigen bezahlt, der das Portfolio am besten versteht.
Wenn alle drei Antworten bequem sind, behalten Sie die Tabelle und geben das Geld woanders aus. Das ist eine echte Antwort, und sie ist häufiger richtig, als diese Branche zugibt.
Wenn nicht, sollte das, was sie ersetzt, das können, was die Datei gut konnte (sichtbare Rechenwege, Korrekturen an der Quelle, keine Blackbox zwischen Auszug und Zahl), und das ergänzen, was eine Datei nicht haben kann: Zahlen, die ihr Dokument behalten, Kennzahlen aus den eigenen Cashflows und eine Trennung der Einheiten, die mehr als eine Person überlebt.
Wenn Sie die Rechnung selbst wollen: IRR, TVPI und DPI, und warum Ihre drei Quellen sich widersprechen beschreibt, was die Formeln tatsächlich messen und warum derselbe Fonds drei verschiedene Antworten hervorbringt.