Fragen Sie ein Family Office, womit es sein Portfolio verfolgt, und die ehrliche Antwort ist meist: eine Tabelle. Manchmal eine sehr gute, über Jahre gewachsen, mit den Eigenheiten jedes einzelnen Fonds darin abgebildet.
Man kann darüber leicht die Nase rümpfen. Es wäre trotzdem falsch: Die Tabelle ist da, weil sie das einzige Werkzeug ist, das flexibel genug ist, um abzubilden, was ein Family Office tatsächlich hält. Fonds-Commitments, ein paar SPVs, einige Direktbeteiligungen, eine Immobilie, ein Darlehen an ein Portfoliounternehmen, drei Gesellschaften und eine Stiftung. Kein Standardprodukt hat all das abgedeckt, also hat jemand es selbst gebaut.
Die Tabelle ist nicht das Problem. Das Problem ist, was um sie herum passiert.
Wo es tatsächlich bricht
Es bricht an der Gesellschaftsgrenze. Eine Tabelle je Gesellschaft ist beherrschbar. Die konsolidierte Sicht über alle Gesellschaften ist eine vierte Tabelle, die aus den anderen drei liest, und sie ist immer ein wenig veraltet, weil sie aktualisiert wird, wenn jemand daran denkt.
Es bricht an der Herkunft. In einer Zelle steht 6.750.000 €. Aus welchem Auszug stammt die Zahl? Die Antwort steckt meist im Kopf der Person, die sie eingetippt hat. Ist diese Person im Urlaub und sieht eine Zahl falsch aus, gibt es keinen Weg zurück zur Quelle, nur einen Ordner voller PDFs und eine Namenskonvention.
Es bricht bei Korrekturen. Ein Administrator korrigiert ein Quartal. In einer Tabelle überschreiben Sie die Zelle. Die vorherige Zahl ist weg, und mit ihr jeder Hinweis, dass sie sich geändert hat. Eine Zahl, die Sie der Familie im letzten Quartal berichtet haben, lässt sich nicht mehr nachvollziehen.
Es bricht an der Naht zur Buchhaltung. Die Positionen liegen in der Tabelle, die Bücher jeder Gesellschaft beim Steuerberater, in einem anderen System, in einem anderen Rhythmus. Der Abgleich zum Jahresende ist Archäologie, und er ist zuverlässig die mühsamste Woche des Jahres.
Und es bricht am Kopfmonopol. Eine Person versteht die Tabelle und den Ordner. Alles funktioniert, bis sie geht.
| Wo es bricht | Was passiert |
|---|---|
| Gesellschaftsgrenze | Die konsolidierte Sicht ist eine vierte Tabelle, aktualisiert, wenn jemand daran denkt |
| Herkunft | In einer Zelle steht 6.750.000 €; aus welchem Auszug, weiß nur eine Person |
| Korrekturen | Die Zelle wird überschrieben, und die im letzten Quartal berichtete Zahl ist nicht mehr nachvollziehbar |
| Naht zur Buchhaltung | Positionen hier, Bücher beim Steuerberater, einmal im Jahr abgeglichen |
| Kopfmonopol | Eine Person versteht die Tabelle und den Ordner |
Was tatsächlich schwer zu ersetzen ist
Die Tabelle überlebt, weil die Alternativen meist an denselben drei Dingen scheitern.
Abdeckung der Instrumente. Viele Werkzeuge bilden LP-Commitments in Fonds gut ab. Deutlich weniger können zusätzlich einen SAFE, ein Wandeldarlehen, eine Optionszusage mit Vesting-Plan, einen Secondary-Kauf und eine direkte Beteiligung, also das, was ein Family Office nach zehn aktiven Jahren tatsächlich hält. Ein Werkzeug, das 70 % Ihrer Positionen abdeckt, heißt: Die Tabelle bleibt für die übrigen 30 %, und jetzt pflegen Sie zwei Dinge.
Die Daten hineinbekommen. Jedes System ist gut, sobald es befüllt ist. Die Arbeit ist der vierteljährliche Strom an Auszügen von einem Dutzend Administratoren in einem Dutzend Layouts, und jedes Werkzeug, das saubere Eingaben erwartet, hat das Problem verschoben statt gelöst.
Die Bücher. Positionen und Buchhaltung gelten bei fast jedem Anbieter als getrennte Kategorien, landen also in getrennten Produkten, und der Abgleich bleibt bei Ihnen.
Was wir stattdessen gebaut haben
Wir haben Wealth Management by Zahlenwerk um diese drei Bedingungen herum gebaut, weil sie darüber entscheiden, ob die Tabelle tatsächlich in Rente geht.
Die Positionen umfassen LP- und SPV-Commitments, direkte Beteiligungen, SAFEs, Wandeldarlehen, Optionen mit Vesting und Secondaries, mit Fremdwährungsumrechnung, damit die konsolidierte Sicht in Ihrer Berichtswährung ankommt. Auszüge leiten Sie an eine private Adresse weiter, und sie werden zu strukturierten Datensätzen, jede Zahl mit Link auf die Seite, aus der sie gelesen wurde, und mit ihrer Quellenart. Alles, bei dem sich das Modell nicht sicher ist, wartet in einer Prüfwarteschlange, statt als vorläufige Daten ins Portfolio zu gelangen. Und die Buchhaltung liegt im selben System: ein Satz Bücher je Gesellschaft, mit Kontenrahmen, Banktransaktionen, Kontierung, Darlehen und Zinsen und einem exportierbaren Buchhaltungspaket.
Der Assistent ist das, was in einer Demo auffällt, aber er steht hinter allem oben Genannten. Er kann nur deshalb sinnvoll antworten, weil die Datensätze darunter strukturiert und nachvollziehbar sind.
Was es nicht löst
Es ersetzt nicht die Person, die das Portfolio versteht. Es liest Auszüge gut und liegt trotzdem manchmal falsch, deshalb gibt es die Prüfwarteschlange, und deshalb ist sie bewusst konservativ. Und es gleicht Ihnen nicht am ersten Tag zehn Jahre Historie ab.
Der realistische erste Schritt ist kleiner als eine Migration: Leiten Sie ein Quartal an Auszügen weiter und vergleichen Sie das Ergebnis mit der Tabelle, der Sie bereits vertrauen. Passt es nicht, haben Sie so oder so etwas gelernt. So ungefähr hat jedes Haus angefangen, das derzeit in der Beta ist, und es ist ein besserer Test als jede Demo, die wir Ihnen zeigen könnten.